Siga estas recomendaciones si no quiere tener problemas a hora de enviar sus mensajes a través de los populares e-mail
Actualmente, con el correo electrónico convertido en el corazón de las comunicaciones personales y de negocios, puede usted hacerse una reputación o destruir la que tiene a través de la carpeta de correo. Es por eso que el correo electrónico es tan importante.
Comience tomando conciencia de los errores más comunes que la gente comete a través del correo electrónico y aprendiendo cómo evitarlos.
ADJUNTOS Uno de los errores más comunes es el olvidarse de poner un mensaje adjunto a un mensaje en el cual así lo anuncia. Como resultado, el destinatario le enviará un email diciéndole que no hay ningún archivo adjunto. "Lo siento. Aquí va", responderá usted. El problema no es realmente grave, pero es molesto si ocurre con demasiada frecuencia.
Puede usted acabar con esto usando el programa Outlook de Microsoft o Thunderbird de Mozilla. Uno de los ingenieros de desarrollo de Microsoft se cansó de recibir mensajes que se suponía debían contener un adjunto. Su solución: creo el Forgotten Attachment Director (http://bit.ly/4rAme), un complemento gratuito que revisa la aparición de determinadas palabras en un email - incluyendo "adjunto", por supuesto - y le advierte cuando usted trata de enviar el mensaje sin el adjunto prometido.
Los usuarios de Thunderbird tienen una herramienta similar en el Attachment Reminder (http://bit.ly/az8A4e), que, antes de que usted los envie, escanea los mensajes en busca de palabras clave que usted define.
PARA TODOS Algo muy frecuente es que usted reciba un email junto con otras 25 personas en la línea CC. Esto no quiere decir que usted clique "Responder a todos" cuando su respuesta en realidad sólo le concierne al remitente. Las demás 24 personas con seguridad se molestarán al recibir de usted un mensaje que en realidad no les concierne. Si usted tiene algo que decir al remitente dígaselo a él o a ella y olvídese de demás. Recuerde: la gente recibe hoy en día más que suficiente correo electrónico. No necesita otro de usted si no le concierne.
CUENTAS MULTIPLES En realidad, usted necesita más de una cuenta de correo electrónico, y ello por varias razones. Primero, si usa usted sólo una cuenta durante mucho tiempo, la bandeja de entrada acabará repleta de spam. La superabundancia de spam tiene dos efectos desagradables: su filtro antispam terminará poniendo mensajes legítimos en la carpeta spam, sin que usted los pueda ver, o bien acabará usted descuidando su correo, cansado de recibir tanto correo basura.
Es tan fácil abrir una cuenta de correo que en realidad no hay razones para usar una para los fines principales: negocios, compras al detalle y uso personal, por ejemplo. Se puede usar para esos que tres fines una cuenta gratuita de Google Gmail, y es también muy fácil seguirles la pista a las tres con un solo email cliente, tal como Outlook.
EMAIL FRECUENTE El correo electrónico tiene su lugar, pero ese lugar debe ser definido con precisión. El email no es el mejor medio de comunicación, por ejemplo cuando en las comunicaciones se necesita definir con mucha delicadeza las palabras. Para ello nada puede ser mejor que una conversación telefónica o una entrevista cara a cara.
El email tampoco es el medio adecuado para para comunicaciones breves y frecuentes. En tales casos es preferible usar la mensajería instantánea o los mensajes de texto.
Use el email cuando necesite aclarar algún punto formal con un socio de negocios o para formular preguntas que no puedan ser mal entendidas. El email le proporciona asimismo a usted y a su interlocutor una grabación de una conversación cuando ello sea necesario para usted o para ambos.
ORTOGRAFIA La mayoría de los programas de correo electrónico incluye actualmente un corrector ortográfico que revisa el texto mientras usted escribe, aunque muchas personas realmente no lo usen. No sea usted uno de éstos. En era en que la comunicación por email es la forma en que la gente se forma una opinión de los demás, es muy importante evitar errores obvios.
ARCHIVAR El email constituye el archivo principal de su correspondencia en la década pasada. Muy probablemente contiene más información que su agenda personal u otras formas de guardar datos sobre amigos y colegas. Es por ello que la pérdida de correo electrónico puede ser grave.
La única forma de garantizar que no se pierda su correo electrónico es hacer de él una copia de seguridad. Pero no sólo eso.
También debe usted ser capaz de restaurarlo en caso necesario. Busque un buen programa de backup de su correo electrónico, úselo e infórmese de cómo restaurarlo.
BUENAS MANERAS No olvide que, una vez enviado, no podrá recuperar un email. Por ello sea muy cuidadoso al momento de escribirlo.
Use la siguiente regla: si al momento de escribir le asalta la duda de si ha de decir algo a alguien, entonces absténgase. Sea cauteloso. No escriba con rabia ni escriba nada que usted no quisiera que se hiciera llegar a su jefe o su mejor amigo, porque en el mundo cibernético todo es posible. Igualmente, a menos que usted conozca muy bien a su interlocutor, evite chistes o comentarios que puedan ser interpretados como rudos o impertinentes.
DPA
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